Bruker PowerOffice til mye mer enn bare regnskap

Daglig leder Jørgen Sollie i Nordtrafikk bruker PowerOffice GO fra Adwice til langt mer enn regnskap. For Adwice-kontoret i Vesterålen er han en super superbruker, som stadig ser nye muligheter.

 – Jørgen kommer med innspill, ideer og ønsker. Han stiller spørsmål a la «ja, men hvorfor kan vi ikke gjøre sånn?». Eller: «Tenk om det var mulig!». Det vi ikke kan løse selv, spiller vi over til PowerOffice, og flere innspill fra Jørgen er kommet inn gjennom oppdateringer av PowerOffice GO, sier Marita Hansen i Adwice Vesterålen.

Hun har kundeansvaret for Nordtrafikk. En krevende kunde ­– med positiv fortegn.

– Det er fantastisk med en kunde som stadig ser nye muligheter i løsningene vi leverer, og som bidrar aktivt til å utvikle både oss og vår systemleverandør, skyter Robin Næss fra Adwice inn.

Nordtrafikk holder til i havneterminalen på Sortland. I løpet av fjoråret ble flere andre transportselskaper i Lofoten og Vesterålen kjøpt opp, samt at en ny terminal i Målselv ble faset inn. Bevisste, strategiske valg ligger bak oppkjøpene. Ingen selskaper er kjøpt utelukkende ut fra et ønske om å vokse.

– Vi skal håndtere og levere alt innenfor gods: Import, eksport, spedisjon, stykkgods, containertransport, termo, båtfrakt, bil... Vi har forsøkt å posisjonere oss for det meste innenfor transport, men vel så viktig er håndtering av data. Ett av selskapene vi kjøpte opp, hadde et flåtesystem som var knyttet til deres logistikkløsning. Dette ønsket vi å ta i bruk, blant annet for bedre kostnadskontroll, sier Sollie og legger til.

­– Vi har store oppdragsgivere hvor vi i dag kjører deres systemer, men i nær framtid vil de heller dele data med oss. Dette har vi gjort oss klare for å ta imot.

Innfasingen av ny teknologi og kunstig intelligens samkjøres med ansattes overgang til pensjonstilværelsen.

– Vi har en plan som gjør at nye løsninger fases inn etter hvert som folk slutter. De siste som har sluttet hos oss, er ikke erstattet som følge av nye måter å løse arbeidsoppgaver på, forklarer Jørgen Sollie og vedkjenner at hverdagen tidvis består av vel så mye teknologi, som transport.

Oppdragsgivere innenfor transportnæringen gjennomfører hyppige stikkontroller av lønns-, og arbeidsvilkår.

– Jeg kan få beskjed om å legge fram dokumentasjon på sjåfører som har kjørt den og den ruta på en bestemt dato.

Da handler det om å ha systemene oppdatert, og dokumentasjonen lett tilgjengelig.

– Jeg bruker PowerOffice GO fra Adwice til alt jeg kan. Forresten! Hadde det ikke vært en idé å...

Jørgen retter seg til Marita Hansen i Adwice med et nytt område han ser muligheter.

Nordtrafikk kjøper både den tekniske løsningen, regnskap, årsoppgjør, lønn og rådgivning fra Adwice. Marita Hansen ved Adwice Vesterålen har kundeansvaret.

– Jørgen viser at PowerOffice kan brukes til mye mer enn de fleste tenker over og tar i bruk. Hver bil er opprettet som et eget prosjekt. Han har full oversikt over leasingavtaler, låneavtaler, vedlikeholdsavtaler. Han har rett og slett bygd opp en struktur i og rundt mulighetene som ligger i systemet for å få en mer oversiktlig og enklere hverdag. Vi har automatisert mye, men enkelte prosesser har vi måttet holde manuelt på grunn av tredjepartsløsninger. Poenget er at systemet kan utvides og tilpasses mange ulike behov, forklarer Marita.

Hver ansatt og hver kunde har sin egen profil i PowerOffice GO hos Nordtrafikk. Her ligger all tilgjengelig informasjon og dokumentasjon.

– Avtaler, priser og endringer – arbeidskontrakter, kompetansebevis, lønnsslipper, dokumentasjon på opplæring og ansvar for kjøre- og hviletid:

Vi hjelper deg gjerne

Med PowerOffice GO har jeg funnet en sikker plass å oppbevare dokumenter – hvor jeg enkelt finner fram til det jeg skal ha, der og da, sier Nordtrafikk-sjefen.

Ett av de siste «prosjektene» som er opprettet i PowerOffice GO, er selskapets nyinnkjøpte 80-tonns truck.

– Vi har etablert ei ukentlig båtrute fra Rotterdam. Trucken brukes til å laste og losse båten.

Prosjektet i PowerOffice GO er slik at Nordtrafikk skal kunne måle den totale effekten av båtanløpet. Målet er 1.000 containere neste år.

Totalt har Nordtrafikk rundt 130 ansatte fordelt på Vesterålen, Lofoten og Indre Troms (Målselv). Administrasjonen på sju er samlet på Sortland. Ute på veiene har selskapet til sammen vel 100 enheter – det vil si biler og hengere.

Hver og en av disse har sin egen «plass» i PowerOffice GO som egne prosjekter for kostnadsstyring, oppfølging og kontroll. 

­– Det er genialt enkelt, kort og godt, sier superbruker Jørgen Sollie.